Wie ist der Prozess der Anbahnung eines Interim Mandates für den Interim Manager bei einer Vermittlung über RAU INTERIM?
Unser Geschäftsführer Thomas Schulz war am 22.08.2024 auf dem "Stammtisch Köln" der DDIM. Bei dieser Veranstaltung treffen sich regelmäßig interessierte Interim Manager, um sich in lockerer Atmosphäre zum Marktgeschehen im Interim Management auszutauschen und um sich zu vernetzen.
Wir von RAU INTERIM sind dort regelmäßig vertreten. Diesmal hat Thomas Schulz seine Erfahrungen geteilt: Wie ist der Prozess der Mandatsanbahnung? Wie kann sich der Interim Manager ideal auf das Kundengespräch vorbereiteten, in dem die Parteien darüber entscheiden, ob sie gemeinsam ein Interim Projekt gestalten wollen? Wie könnte ein gelingender Gesprächsablauf sein? Was sollte unbedingt vermieden werden, wie könnte ein guter gemeinsamer Kontakt hergestellt werden? All diese Fragen hat Herr Schulz versucht zu beantworten.
Hier finden Sie das Video von dem Vortrag:
Die Kundenanfrage:
Der Kunde hat bei RAU INTERIM einen Interim Manager für einen sehr konkreten Projektbedarf bei sich angefragt. Wir gehen in unser Netzwerk und kontaktieren die aus unserer Sicht geeigneten Manager, erfragen Verfügbarkeit, Tagessatz und "Lust" des Managers auf die konkrete Anfrage. Wir erklären die Anfrage, wir schärfen gemeinsam mit dem Manager dessen "Eignung" für das Mandat und wir schreiben ein konkretes Profil zum Manager mit unserer Einschätzung zu seiner fachlichen und persönlichen Passung zur konkreten Anfrage. Dieses Profil geht innerhalb von maximal 3 Tagen zum Kunden. Der Interim Manager erhält dieses Profil (es geht ja schließlich um ihn und er muss wissen, was wir über ihn formuliert haben!) ebenfalls zur Kenntnis. Wir sind deshalb so schnell, weil wir "unsere" Manager kennen, Thomas Schulz hat seit 2015 fast 900 strukturierte Interviews mit Interim Managern geführt. Das heißt, wir suchen die Manager nicht nachdem eine konkrete Anfrage bei uns ankommt, wir kennen die Manager vorher. Deshalb sind wir so schnell und effizient.
Also: der Kunde erhält von uns 1-3 passende Managerprofile innerhalb von spätestens 3 Tagen, der Kunde wählt aus und der Kunde möchte ein Teams Interview für ein erstes Kennenlernen führen. Bei einem solchen Termin sind auf Kundenseite meist 2 Ansprechpartner dabei (HR / GF und fachliche Seite) sowie Thomas Schulz und der Interim Manager. Und um die Vorbereitung dieses Gesprächs geht es vorliegend! Thomas Schulz ruft Sie an und gibt Ihnen sein "Briefing", was hier in a nutshell beschrieben sein soll.
Vorbereitung des Gesprächs:
Technik: gute Ausleuchtung, gute Internetverbindung, gutes Mikrofon. Kamera auf Augenhöhe / Bildmitte. Keine externen Störungen während des Calls. Passender Hintergrund, wenn es geht, ein echter und keine Hintergrundbilder, aus unserer Sicht ist der Kopf / das Gesicht immer irgendwie "gemorpht". Aber das ist wohl Geschmacksache....
Inhaltlich: Der Kunde stellt sich vor. Der Kunde wiederholt idealiter nochmal seinen konkreten Projektbedarf und seine konkrete Erwartung (die der Manager schon kennt, weil der Kunde dies im Vorgespräch uns von RAU INTERIM geschildert hat und wir damit den Manager gebrieft haben. Meist ist hier eine sehr gute Kongruenz gegeben, manchmal gibt es Ergänzungen vom Kunden. Daher ist es so wichtig, seine Erwartung nochmals abzufragen im Gespräch). Eine sehr gute Frage hier vom Manager oder von RAU INTERIM: "Was muss vom Interim Manager während der Projektlaufzeit erledigt worden sein, damit Sie als Kunde sagen, dass es ein erfolgreiches Projekt war? Was sind Ihre Haupterwartungen?"
Eigentlich ist das Folgende unnötig zu erwähnen. Aber eben nur eigentlich, denn es ist nicht unnötig, weil es immer wieder NICHT geschieht, auch erfahrene Interim Manager beherzigen dies zum Teil nicht! Schauen Sie aufmerksam und gerade in die Kamera, hören Sie aufmerksam zu und machen Sie sich Notizen, während der Kunde die o.g. Frage beantwortet. Seien Sie präsent!!! Und signalisieren Sie das auch Ihrem Gesprächspartner, also unserem Kunden!
Und dann wird der Ball in den Garten des Interim Managers geworfen: Warum sind Sie, Interim Manager X, der Richtige für das vorliegende Projekt? Diese Frage stellt entweder der Kunde, oder Thomas Schulz, also ich!
Der Interim Manager im Mittelpunkt:
Jetzt ist auf dem Platz, jetzt ist entscheidend!
Jetzt sind Sie der Mittelpunkt des Gesprächs und haben die Gelegenheit, den Kunden davon zu überzeugen, dass er mit Ihnen die Lösung seines Projektproblems vor sich hat.
Ein fataler Fehler wäre es jetzt auschweifend mit der Schulbildung und frühkindlilchen Erziehung zu beginnen, denn Sie "verkaufen" nicht Ihre bisherige Entwicklung (wie vielleicht bei einem klassischen Vorstellungsgespräch für eine Festanstellung), sondern Sie schildern Ihre ganz konkrete Lösungskompetenz für die vorliegende Projektaufgabe. Das ist Ihnen klar und hört sich obsolet an?? Eigentlich haben Sie recht. Aber wenn jeder das wüsste, würde ich es hier nicht so deutlich formulieren. Hier werden immer wieder -auch von erfahrenen Interim Manager- eklatante "Fehler" gemacht. Es wird zuweilen ohne Punkt und Komma ausufernd erzählt. Und sich verheddert. FALSCH!!
Eine Möglichkeit des Gesprächseinstiegs: "Sie haben ja über Herrn Schulz ein Profil von mir und über meinen bisherigen Weg vorliegen und gelesen. In aller Kürze bin ich als gelernter Metzger und Lebensmitteltechnologe über verschieden Stationen bei YZQA als Produktions- und Werksleiter seit 2018 als Interim Manager tätig. Und ich habe verstanden, dass Sie XYZ benötigen (Effizienzsteigerung in der Produktion, weniger Arbeitsunfälle, weniger Rüstzeiten, bessere OEE´s). Genau das habe ich bei meinem Projekt bei X genau so gemacht....."
Kurzer Einschub: Sie meinen das ist zu schnell auf den Punkt ohne Warm-up? Hm. Ja und Nein. Aber mehrheitlich Nein. Insbesondere bei technischen Projekten möchte der Kunde kein Geschwafel hören, es begegnen sich meist Techniker und Ingenieure. Präzision wird wertgeschätzt. Ich hatte vor kurzem für ein Projekt im technischen Anlagenbau 3 Managerinterviews, jedes hat genau 30 Minuten gedauert, alle waren super fokussiert. Und ja, das hat gereicht!! Der Kunde wusste nach 10 Minuten, wie er sich entscheiden wird. Manchmal aber vielleicht auch Ja, wenn es vielleicht bei einem HR Projekt um die Einführung eines Personalentwicklungssystem / Employer Branding geht....Aber dennoch hier genauso: Klarheit und Präzision!
Also hier ist jetzt die Zeit, Ihre konkrete Erfahrung aus konkreten anderen Projekten zu schildern, die zeigen, dass Sie das vorliegende Projektproblem bereits erfolgreich bearbeitet haben. Präzise. Auf den Punkt. Ohne zu schwadronieren. Ruhig. Ausgewogen. Klar. "Ich habe verstanden Sie benötigen X. Ich habe X bei meinem Kunden Y bereits so und so und so und so und so bearbeitet. Und das war erfolgreich weil.....! Meine Maßnahmen und Vorgehensweisen waren XYZ! Da hat gut funktioniert, weil......Die OEE´s waren nach meiner Zeit bei Z, die Arbeitsunfälle und der Krankenstand bei Y"
Sie müssen konkrete Beispiele geben und den Beweis antreten, dass es erfolgreich war!!! Es geht nicht darum, dass Sie sich verkaufen, es geht darum, dass Sie Ihre konkrete Lösungskompetenz zeigen! Auf Augenhöhe mit dem Kunden als selbständiger Interim Manager. Sie machen ein Angebot. Sie dienen sich nicht an. Dieses Gespräch dient dem Kunden UND Ihnen, um zu klären, ob sie zueinander passen. Zwei Partner tauschen sich aus und finden heraus, ob sie gemeinsam ein konkretes Problem lösen wollen. Und das geht am besten in Ruhe, mit Ausgewogenheit, Klarheit und einer gewissen Selbstverständlichkeit.
Reden Sie nicht Zuviel. Reden Sie auf den Punkt und machen Sie einen Punkt, wenn Sie Ihren Punkt gemacht haben. Und dann gelingt das, was ein erfolgreiches Gespräch ausmacht: Sie und der Kunde verwickeln sich in eine fachliche Lösungsdiskussion, wo der Ball hin und her fliegt. Ideal. Nach 15 Minuten ist die Richtung meist erkennbar. Also, ob es passt, oder ob es nicht passt.....
Gesprächsabschluss:
Hier werden meist noch Rahmendinge geklärt. Möglicher Startzeitpunkt, Laufzeit, weitere Gespräche mit anderen Kandidaten, Zeitpunkt der Rückmeldung zum Gespräch. Und wenn der Kunde aus Höflichkeit noch fragt, welche weiteren Fragen auf Ihrer Seite bestehen, sollten keine basalen Fragen nach Kantine o.ä. gestellt werden!!! Ich habe (selten, aber immerhin) ganz am Ende ein zart positives Gespräch ins Gegenteil kippen gesehen. Weil unnötige, unklare und ja, auch dumme, Fragen gestellt wurden.
Ich halte einen positiven Abschluss für klug. Wenn ich den Eindruck gewonnen habe, dass Manager und Kunde sich im Gespräch wohl gefühlt haben, frage ich meist den Manager: "Du hast den Kunden jetzt erlebt und eine Idee vom Projekt gewonnen. Wie ist es: Wenn mich der Kunde übermorgen anruft und den Weg mit Dir gehen möchte, wie ist Dein Gefühl heute: Hast Du Lust / bist Du bereit?"
Wenn diese Frage kommt, wäre es ungünstig zu sagen "Da muss ich noch eine Nacht drüber schlafen". Günstig wäre ein Ja... Aber wenn Sie grds ein Manager sind, der immer eine Nacht darüber schläft (was total ok ist), dann haben wir beide das vorher im Vorgespräch geklärt und ich stelle diese Frage nicht:-)
Zusammenfassung:
Vor dem Gespräch ist die Technik zu klären, Licht, Ton et al sowie der eigene Werdegang nochmal in Bezug auf den konkret vorliegenden Projektinhalt durchzugehen. Storytelling. Wo sind meine Schnittstellen / Erfahrungen zum konkreten Projekt, wo habe ich Ähnliches bereits erfolgreich bearbeitet. Wie habe ich das erfolgreich bearbeitet. Warum kann ich das fachlich, was vorliegend gefordert ist.
Im Gespräch gilt es dann die fachlich UND die persönliche Anschlussfähigkeit herzustellen. Denn das ist entscheidend. Kann aber nicht geübt werden. Wie ist die menschliche Passung? Niemand "kauft" einen Fachmann, wenn dieser nicht auch persönlich zur Aufgabe zu den Menschen passt. Es gilt zuzuhören, präzise zu sein, einen Punkt zu machen und nicht zu viel zu reden. Es gilt, Beweis anzutreten für das was man sagt. Mit Zahlen, Erfolgsgeschichten. Ruhig klar und gern auch zurückhaltend, ohne mit der Tür ins Haus zu fallen. Aber immer auf Augenhöhe als selbständiger Lösungsanbieter.
Mein Dreiklang hier: Klarheit, Ruhe, Empathie. Und dann schnaunmermal, dann wird das schon!